Υ.Α.Π. - Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής

Ο ρόλος του κάθε υπογράφοντα δεν πρέπει να είναι συνδεδεμένος με την υπογραφή, όπως άλλωστε συμβαίνει και στο φυσικό κόσμο. Επιπλέον, στον ηλεκτρονικό κόσμο, η τήρηση διαφορετικών πιστοποιητικών ανά ρόλο έχει πολύ μεγάλο διαχειριστικό και οικονομικό κόστος. Αυτό που προτείνεται είναι η προτυποποίηση των σχετικών εγγράφων (με τις απαραίτητες ενδείξεις διαθέσιμες όπου προβλέπεται και απαιτείται π.χ. ΣΧΕΔΙΟ, ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ) να μπαίνουν οι υπογράφοντες σε λίστα ή πίνακα, με τους αντίστοιχους ρόλους που αυτοί υπογράφουν κάθε φορά (π.χ. Δ/ντης, Πρόεδρος ΕΠΠΕ, Μέλος ΟΔΕ κλπ).

Στο ηλεκτρονικό σχέδιο δεν υπάρχει και δε μπορεί να υπάρχει εξαρχής πάνω δεξιά η ημερομηνία του εγγράφου μια και είναι άγνωστος εκ των προτέρων ο χρόνος υπογραφής από τον τελικό υπογράφοντα. Έτσι η ημερομηνία του σχεδίου είναι η ημερομηνία της ψηφιακής υπογραφής του τελικού υπογράφοντα. Το ακριβές αντίγραφο, φέρει πάνω δεξιά την ημερομηνία του σχεδίου βάσει αυτής της ημερομηνίας. Το ότι αυτή δεν υπάρχει στην εικόνα του εντύπου του σχεδίου, δεν αναιρεί την ακρίβεια του αντιγράφου ως προς το πρωτότυπο σχέδιο. Εναλλακτικά, θα μπορούσε η ημερομηνία να υπογράφεται μαζί με την προσθήκη αριθμού πρωτοκόλλου από τη γραμματεία, εφόσον το σχέδιο που φέρει τις υπογραφές είναι σε PDF μορφή, αλλά αυτό δεν κρίνεται ως απαραίτητο. 

Το θέμα της χρονοσήμανσης μπορεί να αντιμετωπιστεί εφόσον το σχέδιο είναι σε μορφή PDF. Θα πρέπει να συνυπολογιστεί η δυσκολία υιοθέτησης του pdf από το σύνολο των εισηγητών. 

Ο κανονισμός δεν προβλέπει αυτή τη στιγμή ποιος βάζει, πότε και ποια ακριβώς μεταδεδομένα στα έγγραφα, όπως προβλέπει η ΥΑ και σύμφωνα και με το Πλαίσιο. Στην ΥΑ προβλέπεται ρητά μεταδεδομένο που διαφοροποιεί το σχέδιο από τα αντίγραφα. Απομένει να ορίσουμε αυτά τα μεταδεδομένα επακριβώς, και αυτά τα βάζει κατόπιν ο συντάκτης του σχεδίου πριν αυτό πάρει τις υπογραφές καθώς και στο ακριβές αντίγραφο που προετοιμάζει. Το τελικό ακριβές αντίγραφο που κάνει η γραμματεία βασίζεται σε αυτό το προετοιμασμένο αντίγραφο-Word, και έτσι μεταφέρονται αυτόματα κατά τη μετατροπή του στο ακριβές αντίγραφο-PDF, ώστε η γραμματεία να μη χρειάζεται να ασχολείται με αυτό.

Ο αριθμός πρωτοκόλλου μπορεί να προστεθεί στο τελικό σχέδιο το υπογεγραμμένο από όλους εφόσον αυτό είναι σε μορφή PDF με υπογραφή του από τη γραμματεία (ή από τον υπάλληλο της Γραμματείας που το πρωτοκολλεί).

Ο ΑΔΑ σύμφωνα με τον κανονισμό προστίθεται στο αναρτημένο στη Διαύγεια αντίγραφο. Υπήρξε η επισήμανση ότι αυτός θα πρέπει να αναγράφεται στο τελικό σχέδιο του εγγράφου, όπως προστίθεται τώρα. Αυτό είναι δυνατό, εφόσον το σχέδιο είναι PDF.

Ειπώθηκε ότι η προσθήκη αριθμού πρωτοκόλλου με χρήση υπογραφής στο σχέδιο δεν συνάδει με τον ορισμό του εγγράφου σύμφωνα με την ΥΑ, μια και είναι σε άλλο «επίπεδο» από αυτό του περιεχομένου του εγγράφου. Κάτι τέτοιο δεν έχει βάση, μια και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του εγγράφου και μπορεί εφόσον προστεθεί να μην επιτρέπει την περαιτέρω προσθήκη σχολίων και αλλαγών.

Για να είναι διακριτές οι επιφυλάξεις σε σχέση με τα σχόλια, θα προστίθενται στο τέλος του εγγράφου στο σώμα του κειμένου.

Στο άρθρο 15 υπάρχει εξουσιοδοτική για έκδοση ΠΔ με τη συγκρότηση, τήρηση, επεξεργασία, αποθήκευση, ευρετηρίαση και αναζήτηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων και ιδίως οι τεχνικές προδιαγραφές, τα πρότυπα, τα μέσα τήρησης, τα τεχνικά πρότυπα ηλεκτρονικής διαχείρισης−αρχειοθέτησης και αναζήτησης εγγράφων και δεδομένων, καθώς και οι κατευθύνσεις για τα μέτρα οργανωτικής και τεχνικής ασφάλειας. Το ΠΔ αυτό δεν έχει ακόμα εκδοθεί. Ωστόσο, αυτό δεν αποτελεί υποχρεωτικά νομικό εμπόδιο για τη μη εφαρμογή του νόμου, εφόσον η Διοίκηση μπορεί τον εφαρμόσει χωρίς την παραβίαση άλλων διατάξεων. Προφανώς, αυτό το ΠΔ θα πρέπει να εκδοθεί, εκτός αν υπάρξει τροποποίηση του νόμου. 

Σε περιπτώσεις όπου ένα έγγραφο συνοδεύεται από πολλά έντυπα συνημμένα, ή συνημμένα που πρέπει από το νόμο να διακινούνται μόνο ως πρωτότυπα, ή δε μπορούν να ψηφιοποιηθούν (τοπογραφικά, διάτρητες αποδείξεις κλπ), τότε αυτά μπορούν να διεκπεραιώνονται συμβατικά. Όταν πρόκειται για λίγα συνημμένα (π.χ. <10-20 σελίδων) και εφόσον υπάρχει σαρωτής, και επιτρέπεται/μπορεί να γίνει ψηφιοποίησή τους τότε θα πρέπει να ψηφιοποιούνται.

Σήμερα υπάρχει βιβλίο παράδοσης παραλαβής για την εσωτερική διακίνηση εγγράφων μεταξύ διευθύνσεων και πολιτικής ηγεσίας. Εφόσον χρησιμοποιείται ο Πάπυρος για τη διακίνηση μεταξύ Διευθύνσεων ο μετέπειτα καταμερισμός ευθυνών για τυχόν καθυστερήσεις μπορεί να γίνει βασιζόμενος στα στοιχεία δρομολόγησης που τηρούνται σε αυτόν. Υπεύθυνος για την όποια καθυστέρηση στα πλαίσια της Διεύθυνσης είναι σε κάθε περίπτωση ο Διευθυντής αυτής.

Για την ταχύτερη και ορθή διεκπεραίωση των εγγράφων, έγγραφα τα οποία αποστέλλονται για διεκπεραίωση (δημιουργία και αποστολή ακριβούς αντιγράφου) στη γραμματεία θα πρέπει να φέρουν ήδη από το συντάκτη τους τις διευθύνσεις email για το σύνολο των παραληπτών / αποδεκτών. Ειδικότερα, συστήνεται η δημιουργία κοινής βάσης και αξιοποίηση εργαλείων ΤΠΕ για διαμοιρασμό της σχετικής πληροφορίας, όπου αυτό είναι δυνατόν (π.χ. σύστημα διευθύνσεων παραληπτών, δυνατότητες Πάπυρου). Ψηφιοποίηση εισερχομένων με μεγάλο όγκο

Υπάρχουν περιπτώσεις που τα εισερχόμενα σε έντυπη μορφή έχουν μεγάλο όγκο και ούτως ή άλλως αποστέλλονται στην αντίστοιχη Διεύθυνση προς την οποία απευθύνονται με συμβατικό τρόπο. Η ερώτηση είναι εάν και αυτά θα πρέπει υποχρεωτικά να ψηφιοποιούνται από τη Γραμματεία. Ομοίως με τα εξερχόμενα τα οποία έχουν μεγάλο όγκο συνημμένων, μέχρι το Δημόσιο να μεταβεί στην ηλεκτρονική παραγωγή εγγράφων στο σύνολό του σταδιακά, σε τέτοιες περιπτώσεις το εισερχόμενο θα μπορούσε να παραμείνει έγχαρτο και η απάντηση να διεκπεραιωθεί πλήρως ηλεκτρονικά. Θα πρέπει να υπάρχει πρόβλεψη για σταδιακή υποχρεωτική μετάβαση στην ηλεκτρονική διακίνηση.

Όταν είναι συνδεδεμένο το usbstick στον υπολογιστή, κατά την προβολή υπογεγραμμένων εγγράφων υπάρχει καθυστέρηση. Το usbstick δεν θα πρέπει να είναι συνδεδεμένο εφόσον δεν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για την προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε έγγραφο.

Χρειάζεται να δει η πολιτική ηγεσία όλες τις ενδιάμεσες διορθώσεις της διοικητικής ιεραρχίας? Οι επιφυλάξεις θα είναι ούτως ή άλλως ορατές.

Όπως είναι τώρα ο κανονισμός οι αλλαγές δεν αρχειοθετούνται και δε λαμβάνει γνώση η πολιτική ηγεσία για αυτές.  Εναλλακτικά, θα μπορούσε να κρατείται το αρχικό σχεδιο με τις αλλαγές της ιεραρχίας, το οποίοι επίσης θα αποστέλλει ο εισηγητής ηλεκτρονικά στη γραμματεία προς αποθήκευση στον πάπυρο.

Ο συντάκτης συντάσει το έγγραφο. Ο χειριστής είναι ρόλος με πρόσβαση στον Πάπυρο. Ο υπάλληλος για τη διοικητική υποστήριξη είναι ρόλος/σημείο επικοινωνίας για την διακίνηση. Οι επιμέρους ρόλοι μπορεί να ταυτίζονται ανάλογα με την περίπτωση και τις επιμέρους ανάγκες.

Όχι, αυτό το κάνει σε άλλο αρχείο, αντίγραφο του ΣΧΕΔΙΟΥ.

Τυχόν επισυναπτόμενα αρχειοθετούνται στον Πάπυρο. Σχετίζονται με αναφορά σε αυτά με αριθμούς πρωτοκόλλου όπως γίνεται και τώρα.

Εάν είναι ηλεκτρονικά συνημμένα, όπως πχ. Excel, Word, PDF, τα οποία επίσης παράγονται, αυτά μπορούν να υπογραφούν κανονικά ηλεκτρονικά. Συσχέτιση θα υπάρχει μέσω του Παπύρου.